Factuur niet betaald? Vijf stappen die u nu kunt zetten

U heeft geleverd, de factuur is verstuurd, maar betaling blijft uit. Herkenbaar. En frustrerend. Het goede nieuws: er zijn concrete stappen die u kunt zetten om uw geld te krijgen, zonder dat het meteen escaleert. Maar hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans op succesvolle incasso. Onderneem daarom nu actie.

Soms is een onbetaalde factuur simpelweg het gevolg van een vergissing, een gemiste e-mail of een administratief probleem bij uw klant. Stuur eerst een korte, zakelijke herinnering. Vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en uw betaalgegevens. Geef een nieuwe betalingstermijn van bijvoorbeeld zeven dagen.

Houd de toon vriendelijk maar duidelijk. Een telefoontje kan soms sneller werken dan een e-mail.

Reageert uw klant niet op de herinnering? Verstuur dan een formele aanmaning. Hierin vermeldt u dat u de vordering uit handen zult geven als betaling uitblijft, en dat de bijkomende kosten (incassokosten en rente) voor rekening van de debiteur komen.

Is uw klant een consument? Dan bent u verplicht om een 14-dagenbrief te versturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen. In deze brief geeft u de consument een laatste termijn van veertien dagen om kosteloos te betalen. Onze gratis WIK-brief generator helpt u bij het opstellen van een juridisch correcte brief.

Is uw klant een bedrijf? Dan zijn incassokosten in beginsel direct verschuldigd na het verstrijken van de betalingstermijn op uw factuur. Een formele aanmaning is juridisch niet verplicht maar wel verstandig.

Dit klinkt simpel, maar wordt vaak overgeslagen. Een telefoongesprek geeft u waardevolle informatie: wil de debiteur niet betalen of kan hij niet betalen? Is er een geschil over de geleverde dienst of het product? Is er bereidheid om een betalingsregeling te treffen?

Het antwoord op deze vragen bepaalt uw strategie. Een debiteur die erkent te moeten betalen maar tijdelijk krap zit, is een andere situatie dan een debiteur die de vordering betwist of niet reageert.

Heeft u zelf meerdere pogingen gedaan zonder resultaat? Dan is het tijd om professionele hulp in te schakelen. Door de vordering over te dragen aan een incassospecialist zet u extra druk op uw debiteur — zonder dat u er zelf nog tijd aan kwijt bent.

Bij Velthoven De Koning verhogen wij de vordering met de wettelijke incassokosten en rente en nemen wij binnen 24 uur contact op met uw debiteur via brief, e-mail en telefoon. Wij sturen aan op betaling, een betalingsregeling of — als dat niet lukt — gerechtelijke stappen.

De incassokosten komen voor rekening van uw debiteur. U dient uw vordering in en wij handelen de rest af.

Reageert uw debiteur niet op het minnelijke traject en is betaling niet in zicht? Dan adviseren wij over de volgende stap: dagvaarden. Wij stellen de dagvaarding op, onze deurwaarder betekent deze persoonlijk, en wij treden op als procesgemachtigde bij de rechter.

Wij dagvaarden alleen na een positief advies over de slagingskans. Dat betekent dat wij de verhaalbaarheid, juridische haalbaarheid en kosten-batenverhouding beoordelen vóórdat u kosten maakt voor een procedure.

Een vordering verjaart na vijf jaar (art. 3:307 BW voor verbintenissen uit overeenkomst) of na twee jaar (bij consumentenkoop, art. 7:28 BW). Maar wacht niet tot het zover is. Hoe ouder een vordering, hoe lastiger deze te innen is. De vuistregel: onderneem binnen 90 dagen na de vervaldatum actie.