De 14-dagenbrief: zo stelt u een correcte aanmaning op
Alles over de wettelijk verplichte 14-dagenbrief bij consumentenincasso. Eisen, veelgemaakte fouten en een gratis tool.
De wettelijke basis
Als u een vordering heeft op een consument en u wilt incassokosten in rekening brengen, bent u wettelijk verplicht om eerst een zogenaamde 14-dagenbrief te versturen. Deze brief — ook wel de WIK-brief genoemd — geeft uw debiteur een laatste kans om te betalen zonder extra kosten. Het correct opstellen van deze brief is cruciaal: fouten kunnen ertoe leiden dat u de incassokosten niet kunt verhalen.
De 14-dagenbrief is vastgelegd in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek en vloeit voort uit de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK), die op 1 juli 2012 in werking is getreden. De kern is simpel: voordat u een consument incassokosten in rekening mag brengen, moet u deze persoon een aanmaning sturen met een betalingstermijn van veertien dagen.
Pas ná het verstrijken van deze termijn zijn de incassokosten opeisbaar. Stuurt u geen correcte 14-dagenbrief, of bevat de brief fouten, dan kunt u de incassokosten niet verhalen op uw debiteur.
Wat moet er in de brief staan?
De 14-dagenbrief moet ten minste de volgende informatie bevatten: het openstaande bedrag (de hoofdsom), het exacte bedrag aan incassokosten dat verschuldigd wordt als niet tijdig wordt betaald, de reeds verschuldigde of opgelopen wettelijke rente, en een betalingstermijn van veertien dagen. De incassokosten worden berekend op basis van de wettelijke BIK-staffel.
De formulering van de termijn: hier gaat het vaak mis
De Hoge Raad heeft in zijn arrest van 25 november 2016 duidelijk gemaakt dat de formulering van de betalingstermijn cruciaal is. De termijn van veertien dagen begint pas te lopen op de dag ná ontvangst van de brief door de consument.
De correcte formulering is: "Binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd" of "Binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd."
Formuleringen als "binnen veertien dagen na heden", "na verzending" of "na dagtekening" zijn onjuist. Bij dergelijke formuleringen loopt u het risico dat een rechter oordeelt dat de incassokosten niet verschuldigd zijn.
Bovendien draagt u als schuldeiser de stelplicht en bewijslast voor zowel de verzending als de ontvangst van de brief. Verstuur de brief daarom bij voorkeur per gewone post én per e-mail, en bewaar het verzendbewijs.
Veelgemaakte fouten
Onjuiste berekening van de incassokosten. De BIK-staffel is een gestaffeld percentage. Over de eerste € 2.500 van de hoofdsom berekent u 15%, over het deel van € 2.500 tot € 5.000 berekent u 10%, enzovoort. Het minimumbedrag is € 40. Gebruik onze calculator om fouten te voorkomen.
De rente niet vermelden. U mag reeds in de 14-dagenbrief de verschuldigde wettelijke rente vorderen. Het is raadzaam om dit bedrag expliciet te vermelden.
De brief niet versturen aan een consument. De 14-dagenbrief is verplicht bij consumenten. Maar let op: de wet kwalificeert sommige eenmanszaken eveneens als consument. Bij twijfel is het verstandig om de brief alsnog te versturen.
Geen bewijs van verzending bewaren. Zonder bewijs dat de brief is verzonden en ontvangen, staat u juridisch zwak als de debiteur betwist dat hij de brief heeft ontvangen.
Wanneer is de brief niet verplicht?
Bij vorderingen op bedrijven (B2B) is de 14-dagenbrief niet verplicht. Bij zakelijke transacties zijn incassokosten in principe direct verschuldigd na het verstrijken van de betalingstermijn. Toch kan het ook in zakelijke relaties verstandig zijn om een aanmaning te sturen voordat u incassomaatregelen neemt.